Die Gesellschafterversammlung bildet das Fundament für die interne Entscheidungsfindung einer Gesellschaft und setzt zugleich den rechtlichen Rahmen, innerhalb dessen die Gesellschaft und Geschäftsführung tätig werden darf.

Die Gesellschafterversammlung entscheidet durch Gesellschafterbeschluss, der weitreichende rechtliche und wirtschaftliche Folgen haben kann. Infolgedessen ist es von erheblicher Bedeutung die formellen und materiellen Anforderungen an die Einberufung und Durchführung einer Gesellschafterversammlung zu berücksichtigen; ein Fehler in diesem Zusammenhang kann zur Anfechtbarkeit oder Nichtigkeit eines Beschlusses führen (vgl. § 241 Aktiengesetz entsprechend) und birgt daher ein erhebliches Haftungs- und Konfliktpotential. Der vorliegende Beitrag beleuchtet daher wesentliche Grundlagen der Gesellschafterversammlung einer GmbH: ordnungsgemäße Einberufung und Durchführung sowie auch typische Fehlerquellen aus der Praxis. Er beinhaltet eine Zusammenfassung gesetzlicher Regelungen und ersetzt keine einzelfallbezogene Rechtsberatung. Insbesondere spiegelt er auch nicht die zahlreichen individualvertraglichen Satzungsregelungen verschiedenster uns aus der anwaltlichen Praxis bekannten Gesellschaften wieder.

Einberufung der Gesellschafterversammlung: Zuständig für die Einberufung der Gesellschafterversammlung ist gemäß § 49 GmbHG grundsätzlich der Geschäftsführer. Zusätzlich kann eine Gesellschaft in ihrer Satzung den Kreis der Einberufungszuständigen erweitern und auch jedem Gesellschafter das Recht einräumen, eine Versammlung einzuberufen – oftmals aus Gesichtspunkten des Minderheitenschutzes (vgl. auch § 50 GmbHG). Für denjenigen, der die Gesellschafterversammlung einberuft, gelten grundsätzlich die gesetzlichen Frist- und Formvorschriften des § 51 GmbHG, soweit nicht gesellschaftsvertraglich Abweichendes vereinbart wurde. Gemäß § 51 Abs. 1 Satz 1 GmbHG müssen die Einladungen qua „eingeschriebenem Brief“ an alle Gesellschafter – unabhängig, ob diese stimmberechtigt sind oder nicht – versandt werden. Der einzuladende Personenkreis bestimmt sich nach der Gesellschafterliste: wer eingetragen ist, ist einzuladen. Zwingend enthalten muss die Einladung einen Ort der Gesellschafterversammlung, Datum und Uhrzeit, um die Teilnahme sämtlicher Gesellschafter zu ermöglichen.

Gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 GmbHG ist die Einladung mit einer Mindestfrist von einer Woche zu versehen. Der fristausösende Zeitpunkt ist der Zeitpunkt, bei dem – bei ordnungsgemäßer Zustellung – üblicherweise mit dem Zugang beim letzten Gesellschafter zu rechnen ist. Unter zugrunde legen der allgemeinen Fristenregelungen der §§ 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 und 193 BGB kann die Versammlung daher allerfrühestens am Folgetag der Einberufung in der Folgewoche erfolgen. Als Faustregel für die Zustellung im Inland gelten zwei Tage nach Einlieferung (vgl. OLG Hamm, Urteil v. 26.02.2003, 8 U 110/02).

Mit der Einladung sind die Gesellschafter in aller Regel über die beabsichtigte Tagesordnung zu informieren (vgl. § 51 Abs. 2 und Abs. 4 GmbHG). Die Tagesordnung muss – um eine adäquate Vorbereitung zu gewährleisten – alle Angelegenheiten beinhalten, über die durch die Gesellschafter Beschluss gefasst werden soll. Diejenigen Themen, die beraten und noch nicht entschieden werden sollen, müssen zwar nicht, sollten aber gleichermaßen aufgeführt werden. In der Praxis erweisen sich regelmäßig die Tagesordnungspunkte als unzureichend aufgeführt, daher ist im Zweifelfall immer dezidiert klarzustellen.

Durchführung der Gesellschafterversammlung: Das Ziel einer jeden Gesellschafterversammlung ist es, durch Beratung den Mehrheitswillen der Gesellschafter festzustellen und auf dieser Grundlage eine Beschlussfassung hervorzubringen. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, kann es in Einzelfällen notwendig sein, einen Versammlungsleiter zu bestimmen, der auf die Einhaltung der Tagesordnung und sonstigen Formalia achtet:

1. Teilnahmerechte: Jeder Gesellschafter hat das Recht auf Teilhabe an der Gesellschafterversammlung.
2. Versammlungsprotokoll: Die Anfertigung eines Versammlungsprotokolls ist dringend anzuraten – sofern eine entsprechende Pflicht nicht bereits im Gesellschaftsvertrag vorgesehen ist – um den Ablauf und die gefassten Beschlüsse rechtssicher zu dokumentieren.
3. Prüfung/Feststellung der Beschlussfähigkeit: Nicht abschließend gesetzlich geregelt, aber satzungsmäßige Regelungen sind aus unserer anwaltlichen Erfahrung extrem häufig.
4. Beratung/ Aussprache: An die Feststellung der Tagesordnung schließen sich die Aussprache über die einzelnen Tagesordnungspunkte sowie die anschließende Beschlussfassung an. Unter der Aussprache ist dabei die Beratung der Gesellschafter über den jeweiligen Gegenstand zu verstehen. Zwar ist eine Aussprache gesetzlich nicht zwingend vorgesehen; verlangt jedoch ein Gesellschafter eine solche, ist sie ihm zu gewähren. Dies folgt aus dem Teilhaberecht der Gesellschafter, das auch Gewähr dafür bieten soll, auf die Meinungsbildung aller übrigen Gesellschafter Einfluss nehmen zu können.
5. Beschlussfassung: Der eigentlichen Beschlussfassung, d. h. Abstimmung über den Beschlussgegenstand, geht regelmäßig ein Beschlussantrag voraus, der von jedem Gesellschafter gestellt werden kann. Nach § 47 Abs. 1 GmbHG werden Beschlüsse grundsätzlich mit der einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Für besonders wichtige Beschlussthemen sieht das Gesetz aus Gesichtspunkten des Minderheitenschutzes hingegen sogar eine qualifizierte Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen (z. B. § 53 GmbHG) vor.

Virtuelle Gesellschafterversammlungen

Seit dem 1. August 2022 eröffnet § 48 Abs. 1 Satz 2 GmbHG die Möglichkeit, Gesellschafterversammlungen grundsätzlich auch virtuell durchzuführen. Aus der Gesetzesbegründung ergibt sich jedoch, dass diese Form der Versammlung keinem Gesellschafter gegen seinen Willen aufgezwungen werden darf. Voraussetzung für die virtuelle Durchführung ist daher die vorherige Zustimmung sämtlicher Gesellschafter, die in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen ist. Dieses Zustimmungserfordernis wird vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung teilweise als Hemmnis kritisiert. Hinsichtlich der konkreten Ausgestaltung des virtuellen Formats steht den Gesellschaftern ein weiter Gestaltungsspielraum zu: Zulässig sind sowohl Telefon- als auch Videokonferenzen, sofern sichergestellt ist, dass alle Teilnehmer einander hören und sprechen können, sodass eine effektive Rede und Gegenrede möglich ist. Im Übrigen handelt es sich auch bei dieser Regelung um dispositives Recht, sodass nähere Bestimmungen zur virtuellen Gesellschafterversammlung durch gesellschaftsvertragliche Regelungen getroffen werden können.

Rechtsfolgen von fehlerhaft einberufenen / abgehaltenen Gesellschafterversammlungen: Bei Fehlern im Rahmen der Einberufung der Versammlung sind weitestgehend die Regelungen des Aktiengesetzes entsprechend heranzuziehen. Folglich lässt sich als „Faustregel“ festhalten:

• gravierende Verstöße, die die Teilhaberechte von Gesellschaftern nahezu vereiteln, sind regelmäßig nichtig (§ 241 AktG),
• einfache Verletzungen des Gesetzes und Satzungsverstöße können von beeinträchtigten Gesellschaftern durch Anfechtung (und gerichtlicher Aufhebung) der dort getroffenen Beschlüsse gerügt werden,
• nahezu unbeachtliche „Förmelein“ bleiben ausnahmsweise folgenlos, wenn die Beeinträchtigung von Gesellschafterrechten ausgeschlossen ist.

Abschließend ist festzuhalten, dass der Gesetzgeber zwar bestimmte Mindestanforderungen normiert hat, in der Praxis wesentliche Regelungen aber oftmals durch die Satzung abbedungen sind oder anders gehandhabt werden. So kann bereits vorzeitig Sorge dafür getragen werden, dass die satzungsmäßigen Regelungen aus Gesellschaftersicht auch praxistauglich sind.

Verschiedenste Regelungen, auch um rechtssicher Beschlüsse ohne die Einhaltung komplizierter Formalia zu beachten, sind uns aus unserer anwaltlichen Praxis bestens bekannt.

 Aurantia legal & tax berät Sie gern zu konkreten satzungsmäßigen Regelungen, zu der Wirksamkeit von Beschlussfassungen, im Rahmen von Gesellschafterauseinandersetzungen, der Vorbereitung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen und zu allgemeinen gesellschaftsrechtlichen Themen.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine rechtliche Beratung.