Vergabekammer Westfalen stärkt Transparenz und Gleichbehandlung bei öffentlichen Ausschreibungen
Ein öffentlicher Auftraggeber darf das günstigste Angebot nicht allein wegen seines niedrigen Preises ausschließen. Bestehen nachvollziehbare Zweifel, darf und muss er die Preisbildung prüfen. Er muss aber dokumentieren, warum die Prüfung erforderlich ist, und bei allen Bietern dieselben Maßstäbe anwenden. Die von aurantia vertretene Bieterin setzte sich mit ihrem Nachprüfungsantrag durch: Die Vergabekammer beanstandete sowohl die fehlende Nachvollziehbarkeit der Preisprüfung als auch die ungleiche Behandlung vergleichbar auffälliger Angebote. Der Auftraggeber muss das Verfahren in den Stand vor der Angebotswertung zurückversetzen und die Angebote erneut bewerten.
1. Ausgangsfall
Ein öffentlicher Auftraggeber schrieb europaweit Arbeiten zur ökologischen Umgestaltung eines Entwässerungssystems aus. Das günstigste Angebot belief sich auf rund 1,78 Mio. EUR netto. Das nächstplatzierte Angebot lag bei rund 1,92 Mio. EUR netto. Im Rahmen der Angebotsprüfung verlangte der Auftraggeber Erläuterungen zu mehreren auffällig günstig kalkulierten Positionen, insbesondere zu den Kosten der Bodenentsorgung.
Das anbietende Unternehmen reichte fristgerecht eine Kalkulation ein und erläuterte, dass die Geschäftsführung auf bestimmte Kostenbestandteile einen vollständigen Rabatt gewährt habe. Der öffentliche Auftraggeber hielt die Unterlagen dennoch für nicht prüffähig: Wesentliche Einzelkosten seien nicht nachvollziehbar aufgeschlüsselt worden. Er schloss das Angebot deshalb von der Wertung aus. In den Verfahrensunterlagen wurden hierfür allerdings unterschiedliche rechtliche Begründungen genannt.
Die ausgeschlossene Bieterin ließ sich durch aurantia vertreten. Aurantia rügte für sie den Ausschluss und stellte anschließend den Nachprüfungsantrag.
2. Die Entscheidung der Vergabekammer Westfalen
Der Ausschluss beruhte auf einer vergaberechtswidrigen Preisprüfung. Zwar durfte der öffentliche Auftraggeber grundsätzlich untersuchen, ob einzelne Preise realistisch und die angebotene Leistung ordnungsgemäß ausführbar war. Prüfungsanlass, Auswahl der überprüften Positionen und Behandlung der übrigen Bieter waren aber nicht ausreichend nachvollziehbar dokumentiert.
3. Wann darf ein ungewöhnlich niedriger Preis geprüft werden?
Ein niedriger Preis ist nicht automatisch unzulässig. Öffentliche Auftraggeber müssen jedoch prüfen, ob ein Angebot ordnungsgemäß ausgeführt werden kann, wenn der Preis ungewöhnlich niedrig erscheint. Nach der Rechtsprechung besteht eine solche Prüfungspflicht regelmäßig bei einem Abstand von etwa 20 Prozent zum nächsthöheren Angebot oder zu einer ordnungsgemäßen Auftragswertschätzung.
Auch unterhalb dieser Schwelle dürfen einzelne Preise überprüft werden, wenn objektive und nachvollziehbare Gründe bestehen. Das können zum Beispiel erhebliche Abweichungen von vergleichbaren Marktpreisen oder konkrete Erfahrungen aus früheren Aufträgen sein. Vage Vermutungen genügen dagegen nicht. Im entschiedenen Fall betrug der Abstand zum nächstplatzierten Angebot nur rund sieben Prozent und rechtfertigte die Prüfung für sich genommen nicht.
4. Die Gründe für die Preisprüfung müssen dokumentiert sein
Eine Preisprüfung muss so dokumentiert werden, dass ein fachkundiger Leser später nachvollziehen kann, warum sie eingeleitet und nach welchen Kriterien sie durchgeführt wurde. Wird die eigene Kostenschätzung als Vergleich herangezogen, muss erkennbar sein, wie die zugrunde liegenden Preise ermittelt wurden. Nachträgliche Erläuterungen im Nachprüfungsverfahren ersetzen eine fehlende Dokumentation grundsätzlich nicht.
Hier bestand die Auftragswertschätzung lediglich aus einem von einem externen Berater bepreisten Leistungsverzeichnis. Wie die einzelnen Preise zustande gekommen waren, war nicht festgehalten. Gleichzeitig hieß es in der Vergabeempfehlung, die Gesamtangebote seien auskömmlich, also zu den angebotenen Preisen grundsätzlich ordnungsgemäß ausführbar. Die Schätzung war deshalb kein nachvollziehbarer Maßstab für den Ausschluss. Auch ein später angeführter Vergleich mit dem Mittelwert aller Angebote war in den Vergabeunterlagen nicht als Grund für die Prüfung dokumentiert.
5. Für alle Bieter müssen dieselben Maßstäbe gelten
Eine Preisprüfung darf nicht willkürlich erfolgen. Liegen objektive Gründe vor, bestimmte Positionen genauer zu untersuchen, müssen diese Kriterien grundsätzlich auf alle Bieter gleichermaßen angewandt werden. Der Auftraggeber darf nicht nur das Angebot eines Unternehmens herausgreifen, obwohl andere Angebote vergleichbar auffällige Preise enthalten.
Im konkreten Verfahren wurden beim ausgeschlossenen Unternehmen zahlreiche Einzelpositionen geprüft, ohne dass für alle Positionen ein Grund dokumentiert war. Zugleich enthielt das Angebot des nächstplatzierten Bieters in 14 Positionen ähnlich deutliche Abweichungen. Eine entsprechende und nachvollziehbar dokumentierte Prüfung dieses Angebots fehlte. Darin sah die Vergabekammer einen Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz.
6. Unzureichende Antworten können Ausschluss führen – aber nicht automatisch
Bieter müssen ein berechtigtes Aufklärungsverlangen ernst nehmen und vollständig beantworten. Verweigert ein Unternehmen die Auskunft oder macht es falsche beziehungsweise unbrauchbare Angaben, kann dies einem Verweigern der Aufklärung gleichstehen und den Ausschluss des Angebots rechtfertigen.
Voraussetzung ist jedoch, dass bereits das Aufklärungsverlangen rechtmäßig, nachvollziehbar und diskriminierungsfrei erfolgt. Im entschiedenen Fall lagen die entscheidenden Fehler schon bei der Einleitung und Durchführung der Preisprüfung. Deshalb musste die Angebotswertung wiederholt werden. Ob die eingereichte Kalkulation in einer ordnungsgemäß durchgeführten Prüfung ausreicht, ist nun erneut zu beurteilen.
7. Bedeutung für die Vergabepraxis
Öffentliche Auftraggeber sollten bereits vor Beginn einer Preisprüfung eindeutig festhalten, welche Auffälligkeit die Prüfung auslöst, welche Positionen betroffen sind und welche Vergleichswerte zugrunde gelegt werden. Eine Auftragswertschätzung muss methodisch vertretbar und nachvollziehbar hergeleitet sein. Außerdem ist zu prüfen und zu dokumentieren, ob bei anderen Bietern vergleichbare Auffälligkeiten bestehen.
Bieter sollten auf Aufklärungsverlangen vollständig, strukturiert und belegbar reagieren. Rabatte, Nachunternehmerleistungen oder besondere Beschaffungsvorteile sollten so erläutert werden, dass die Herleitung des angebotenen Preises verständlich bleibt. Zugleich müssen Unternehmen einen aus ihrer Sicht fehlerhaften Ausschluss rechtzeitig rügen, da vergaberechtliche Rechtsschutzfristen kurz sind.
8. Fazit
Ein ungewöhnlich günstiges Angebot darf geprüft und bei nicht zufriedenstellender Aufklärung auch ausgeschlossen werden. Der öffentliche Auftraggeber muss seine Zweifel jedoch auf objektive Gründe stützen, die Prüfung nachvollziehbar dokumentieren und alle Bieter gleich behandeln. Fehlt es daran, kann der Ausschluss rechtswidrig sein und eine Wiederholung der Angebotswertung erforderlich werden. Für Bieter lohnt es sich daher, sowohl die eigene Preisaufklärung sorgfältig vorzubereiten als auch die Begründung eines Ausschlusses genau prüfen zu lassen.
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Quelle
- Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster, Beschluss vom 19.08.2026 – VK 72/26.